タスク管理が上手い人のやり方
タスク管理は、仕事を効率的にするうえで必要なスキルです。タスク管理ができれば、タスク漏れを無くしたり、チーム単位での仕事もスムーズに遂行できます。
当記事では、タスク管理が上手い人の特徴を解説し、実際のどのように業務をこなせばよいかを記載しています。
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タスク管理とは
自分の業務をマネジメントする技術
タスク管理とは、自分の業務を整理して、やるべき業務を管理する技術です。社会人になると複数のタスクが振られることは当たり前でなり、タスク管理のスキルが高ければ忙殺されることもなくなります。
優先度と仕事のボリューム把握がタスク管理のコツ
タスク管理は、仕事の優先度のメリハリを見極めること、タスクのボリュームにどれくらい時間がかかるか把握できるかが重要です。タスク管理は技術であり、ノウハウがあれば効率よく仕事がこなせるようになります。
タスク管理が上手い人の5つの特徴
1.タスクを見える化する
タスク管理ができる人は、まず目の前のタスクをすべて書き出します。めちゃくちゃな量の仕事があっても、見える化することで優先度をつけやすくなります。
できれば、パソコンやスマホなどに全てを書き出して、忘れない仕組みも整えておきましょう。筆者はEvernoteとPC常設の付箋で、常にすべての仕事を見える化して管理しています。
2.タスクのボリュームを把握する
タスク管理が上手な人は、仕事のボリュームを把握することに長けていて、スケジュールにズレが起こりません。どのくらい時間がかかって、何に手間がとられそうかを精度高く予期できています。
ボリュームを測るのは簡単で、タスクが発生した瞬間に10％～20％は進捗させるだけです。タスク単体の全体像が見えるので、スケジュールを上手に建てられるようになります。
3.重要タスクと優先度を見極める
タスクを見える化して、ボリュームを掴んだら「重要なタスク」を発見しましょう。自分の業務の中で、何が優先順位高いものなのかを吟味して、チョイスします。
例えば、チーム全体に影響する業務や納期のある業務は優先度が高くなります。また直に終わるタスクなどは溜め込むと辛くなるので、最優先で終わるタスクに分類しましょう。
4.やらないことを決める
仕事を効率化するためには、何が無駄なのかを把握することも重要です。自分以外でもできる仕事、もしくは無駄な業務があれば上司に相談するべきです。
当たり前にある会議や作業を疑って、意味のない活動はどんどん削りましょう。また、他の人のほうが効果的に進む仕事があれば、相談の上でタスクを降るのも良判断です。
5.スケジュール表に書き込む
スケジュール帳に、納期などを漏らさず記載することで、タスク漏れを防ぐことができます。タスク管理できる人が漏れも少ないのは、スケジュールやtodoリストなどで進捗を確認しているからです。
終わりの時間も明確にしているため、ダラダラと仕事せずに効率的に業務が遂行できています。
上級編.緊急度と重要度マトリクスを意識する
タスク管理のがうまい人は、緊急性に追われません。緊急性に追われないように、常日頃から緊急度と重要度のマトリクスを意識して、「緊急度<重要度」になるようタスクを管理しています。
例えな事務作業などを放置しておくと、締め切りギリギリになって本業務にミスがでます。日頃から緊急度の高いタスクになるまえに、重要度の高いタスクを考え対応しましょう。
仕事が遅い人の原因と対策
1.複数タスクで混乱してしまう
仕事が遅い人は、1つのタスクがあるなかで他タスクがはいってくると、漏れが発生したり、進捗に悪影響がでてしまいます。
最優先するものが無ければ、言われたタスクはすぐに手をつけましょう。特に5分以内に終わるものは、その場で片付けてしまう方が懸命です。
仕事が多いと思うのは、基本的に「タスク量」に圧倒されるからです。キャリアを重ねれば、タスクが次々と舞い込んでくるのは当たり前なので、量を増やさないことに集中しましょう。
2.書類・資料の作成が遅い
書類の作成は、慣れていなければ大量の時間を消費します。また仕事が遅い人はいつまでたっても、資料作成のスピードが上がりません。
資料や書類に関しては、以前に社内の誰かが作成してる場合が多いものです。すぐに作業に取り掛かる前に、使えるテンプレートが無いか探してみましょう。
社内の暗黙知を掘り起こしたり、人に聞いてテンプレやフォーマットを見つけることを優先させましょう。
辞書登録やテンプレ登録がおすすめ
PCやスマホに搭載されている「辞書登録機能」は絶対に使いこなしましょう。少量の文字で、多くの文章を打ち込むことが出来るようになります。
優秀なビジネスパーソンは、みんな辞書登録機能使い倒しています。よく使う単語や文書は保存しておき、いつでも呼び出せるようにしておきましょう。
3.二度手間や同じミスを多発する
タスクを終わらせたと思っても、修正点が大量に出てしまい、結局やり直すことになるなんてことも良くあると思います。
まずは、全力で二度手間を防ぎましょう。過去に起こしたミスを発生させないように、確認用のチェックリストを作っておくべきです。
また、タスクを頼まれた人や上司に進捗途中で確認を挟むのも有効です。全体の大枠を考えた時点で方向性が間違っていないか確認し、さらに3割程度の進捗時点で確認しておくとミスが減るはずです。
4.納期漏れやタスク漏れ
納期漏れは、スケジュール表とtodoリストに書き込むことで防ぐの一番です。終わりの時間や納期を定めれば、効率的に仕事を進めようという意欲も湧きます。
また、タスクに入る際には、いつまでに仕事を終わらせるかをイメージしましょう。タスク毎に時間を決めれば、「初頭効果」という心理学も働き、作業がはかどります。
すべてのタスクに終わりの期限を定めれば漏れはなくなり、効果も効率も段違いになるので、スケジュールを引くのは鉄則だと心得ましょう。
5.ヘルプを出すのが遅い
進捗に少しでも不安があったり、わからないことがあれば、すぐに優秀な先輩を訪ねましょう。
自分で調べる事はたしかに大切ですが、それよりも重要なのは生産性です。自分の仕事を進捗させることを最優先で考えて問題ないので、だれかの助言を取得したり、時にはタスクを手伝ってもらうことは有用です。
最も生産性を高める方法は、自分より優秀な人材の手を借りることです。自分より優秀な人物にタスクに対応してもらうことを覚えましょう。「すぐに手をつける」ことや「終わりを明確にする」ことは、誰かに協力を願い出るためと言っても過言ではありません。
仕事を任せれた場合のタスク管理術
1.納期を確認せよ
納期を守れない奴は社会人として生きていけない。納期遵守は信用を獲得し、納期遵守は人の能力を高め、納期遵守はお金を生みだす。
2.成果を合意せよ
仕事を任せる側が、成果を明確にしてから依頼をするケースは少ない。任せる側は、「成果がモヤモヤしていて、考えるのに手間がかかる」から、信頼できる相手にそれを任せるのだ。
したがって、相手と会話し、本音を引き出し、成果を合意せよ。合意できれば、仕事は半分終わっている。
3.仕事を分割せよ。
依頼された仕事は、大きな岩の固まりのようなものだ。そのままでは扱うことが出来ないし、誰かの手を借りることも出来ない。
誰かの手を借りたいなら、ノウハウを教えて欲しいなら、スケジュールをつくるなら、分割せよ。そうして初めて、取り扱うことができる。
4.難しい仕事から取り掛かれ
難しい仕事、特に「どうしたら良いかよくわからない」仕事は、思っているよりもはるかに時間がかかる。おそらく見積の2倍から3倍はかかる。後になって納期が迫っている時にそれがわかっても手遅れだ。
5.行き詰まったら、「即、相談」せよ
仕事を任せる側もすべてを見通しているわけではない。中には「絶対に無理」な要求も存在する。そして、それは仕事にとりかかってみないとわからない。
無理とわかってやり続けるのはお互いにとってマイナスだ。その際は必ず、仕事の依頼者へ即相談せよ。相談が遅れれば遅れるほど、あなたの信用に関わる話となる。
6.説明責任を果たせ
仕事を任せた側は常に不安だ。そして、その不安を解消する責任は、仕事を引き受けた側にある。少なくとも1周間に1回は報告せよ。また、丁寧な説明を心がけよ。冗長にならず、省略しすぎず、適切な情報開示を心がけよ。資料のわかりやすさ、話のわかりやすさはそのままあなたの信用につながる。
7.自分でゼロから考えるな。前例を探せ。
ゼロから考える事は、「車輪の再発明」と同じで、100%ムダだ。会社の仕事は同じようなことが繰り返されている。まずは前例を探せ。何もなければ友達や、社外の人に聞け。それでもなければ、本を揃えて、その中で探せ。必ず目的の物はある。
8.人への依頼は早めにし、1から7を守らせよ。
仕事は自分だけで完結することは殆ど無い。他者の協力が必要な仕事はできるだけ早めに依頼せよ。その際に、気をつけることは上の1から7を相手に守らせることだ。
いつも勉強させてもらっているbooks&appsさんの人気記事で、2014年からたびたびメンバーに紹介している尊敬する上司に教えてもらった「仕事を任されたら何をすべきか」8箇条。
つっこみの入れようがない完璧な内容であり、すべての人類に読んでいただきたい内容です。
こういう○箇条系の書き物は、かなり無理くり作成され、不要な要素が含まれることが多いのですが...books&appsさんは本当に本質的。
僕ももっと若いころに、この8箇条を知っていれば、先輩にあんな目やこんな目にあわされずにすんだのに...
自分で注意するのはもちろん、後輩や部下たちに伝えていってほしい内容です。
タスク管理のおすすめ本
なぜ一流は「その時間」を作り出せるのか
普段の業務から無駄を無くすための方法論が、1流ビジネスマンの行動傾向をもとに解説されています。
- 作業を言語化（見える化リスト化）する
- できる人の行動を盗み出す
- 作業を限界までテンプレ化する
無駄を無くすための作業など、具体的なノウハウが書かれているので、仕事が遅いとお困りの方は是非購読してみてください。
はじめてのGTDストレスフリーの整理術
仕事が遅くなってしまう人に共通するポイントは3点あります。
- 仕事の目的が明確ではない
- 何にとりかかったらいいのかがわからない
- 仕事の途中で割り込まれる
これらを解決する方法として、アメリカの生産性向上コンサルタントで有名なデビッド・アレンが開発した、タイムマネジメント技術「GTD～Getting Things Done～」が当初に記されています。
GTDは4つのステップに分かれていて、収集(やることを全部書く)→整理(todoリスト化)→実行→見直しとされています。
仕事の途中で他タスクで割り込まれることは当たり前とされていて、誰かの力を借りる、参考になる事例を探す、信頼できる同僚とともに仕事を進める技術がてんこ盛りです。
仕事を早く終わらせるにはタスク管理が重要
タスク管理は、タスクを「見える化して整理する」「優先度をつけてスケジュールを書く」ことが基本であり全てです。
また、自分ひとりの力では限界があるため、できるひとを観察したり、わからないことは遠慮せずに聞くことも大事です。
仕事ができないことを嘆いたり、仕事が遅いと悩む暇があるくらいなら、タスク管理技術を磨いて効率を上げる努力をしましょう。
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