すごい会議のやり方と進め方
「効果的な会議の進め方って、どうやるの？」
「会議がうまく進まない…」
会議はビジネスにおいて頻度の多いタスクですが、うまく進めることが難しいと感じる方も多いかもしれません。
当記事では、会議の進め方や司会のやること、効果的な会議の進め方をご紹介します。
具体的に会議の流れを記載しているため、誰でもすごい会議ができるようになります。会議の質を向上させ、チームの成果を最大化するために実践してみましょう。
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会議のあり方
会議を行っている意義意味を、場にいる全員が把握できるように努めてください。
- ・行動を決めるための「意思決定」会議
- ・提案、意見出しするための「議論」会議
- ・コミュニケーション重視の「共有・確認」会議
会議をするからには理由があり、その理由を参加者が把握していることは非常に重要です。
良い会議とは目的を達成する会議
良い会議の定義を知っていることは重要です。何をもって良い会議とするのか、それは目的を達成する会議に他なりません。
目的をしっかり定めることと、それに向かって会議を進行することも参加者全員しっておくべきことです。
目的を達成するために重要な5つのこと
- 1.目的が明確である
- 2.参加者全員が目的達成に集中している
- 3.必要な人が参加している
- 4.意見が言いやすい環境である
- 5.決定事項の進捗管理が決まっている。
良い会議＝目的を達成するために5つのことが重要です。特に目的が明確であり、目的達成のために必要なメンバーが揃っていることは重要です。
会議の司会について
良い会議を行うためには、司会の腕は重要です。司会は、小さな成果をだすことを心がけるべきです。小さな成果とは、参加者の集合知をどんどん集めることです。
司会者は意見を言う人ではありません、参加者の意見を引き出す人です。そして、決定事項を明確にする人です。
すごい会議を行うための10の仕事
- 【事前準備】資料、アジェンダの準備
- 【事前準備】参加者への呼びかけ
- 【事前準備】リマインド(事前準備の促し)
- 【会議中】本日のアジェンダと目的の確認
- 【会議中】ルール、役割の確認
- 【会議中】問題解決、目的に向けて進行
- 【会議中】時間を守って、進行する
- 【会議中】継続検討には、できるだけしない
- 【会議中】決定事項の総括、感謝
- 【会議終了後】決定事項及び議事録の共有
司会進行役は、会議をスムーズにまとめるために10個必要なタスクがあります。
会議の進め方
会議開始前の進め方
事前準備をする
会議の事前準備として、アジェンダ(議題)の整理、目的・課題についてまとめましょう。
アジェンダシートなどを作ると当日の会議がスムーズに運ぶため、スプレッドシートやExcel、Wordなどに記述するのがおすすめです。
参加メンバーに周知する
参加者に会議の内容を伝えます。目的を達成するための必要事項はもちろん、アジェンダについてどのような意見が求められているかを提示すべきです。
会議の参加者が当日ノープランでくるようでは、会議を効果的に行うことはできません。各位に事前準備を促すことが、良い会議に繋がります。
根回しをする
根回しは、良い会議をするうえで必要不可欠な工程です。リーダーシップを発揮するメンバーや、意見を積極的に出すメンバーに対して、その時点での質問や自分の考えとの摺り合わせを行いましょう。
限られた時間のなかで会議は行わるため、無用な衝突をあらかじめ避けられるように、できることは全てしておくのがおすすめです。
会議の進め方
会議の目的とアジェンダの共有から始める
会議の始めには、目的・議題・時間配分について話すことから始めましょう。そして目的を達成する会議＝良い会議であることも伝えると、参加者が目的に集中しやすくなります。
余裕があれば、意見が出やすいようにアイスブレイクも交えるのもおすすめです。間違った意見をいうことも許される雰囲気にして、参加者全員が会議に主体的になれる場にすべきです。
意見や質問の深堀りをする
参加者から意見がでたり、質問がでたら深堀りするのが重要です。意見そのままに受け取ると効果的でない発言だった場合でも、背景を聞くと重要な問いである可能性があります。
「ちなみに、その意見をした背景はなに？」と投げかけ、本質を探りましょう。
考える時間や雑談する時間を設ける
意見が一定の参加者からしかでてこない場合は、思考タイムを設けましょう。会議の進行に緩急をつけることで、意見を言いやすくすることが可能です。
また、意見を言いたくても雰囲気的に発言しにくい...と思ってしまう人もいます。そのような場合は、休憩時間をとって「どう思った？」と誰かがヒアリングして、休憩後に発言させると意見をどんどん言ってくれるようになります。
目的に向かっているかを参加者全員で管理
会議の目的達成にむけて、参加者全員が意識して発言できているかを常に確認しましょう。議論が白熱するとゴールから遠くなってしまうので、目的意識を強くもつことは重要です。
具体的に行動レベルまで話し合えているかどうか、話題がズレていないかを管理できていれば、良い会議になるはずです。
会議後にやること
決定事項の最終合意を取る
会議を終えたら、決まったことについて取りまとめましょう。参加者全員に、宿題や決定事項をすり合わせして、合意を得るべきです。
合意をとってないと、会議を終えてから「こんなこと聞いてない」と言い出すメンバーが発生します。合意を得て、さらにエビデンスとなる議事録共有は絶対に行いましょう。
決定事項の進捗管理に移行する
会議で決まったことが、しっかりと行動に移されているかを進捗確認しましょう。特に初速が重要で、会議後すぐに行動に移さないメンバーはしっかりと見張るべきです。
良い会議とは目的を達成する会議であり、そのために必要なアクションが生まれてなければ、会議をした意味がなくなってしまうので留意しましょう。
会議が長引く3つの理由
会議が延々と長引いてしまったり、会議をした結果何も決まらないという事態が見受けられる会議があります。その原因は大きく3つあります。
①「想像」を「事実」と思い込み議論する
会議が終わらない一番の原因は、不確かな情報や断片的な情報を元に、話を展開する人がいることです。
本人にきっちり確かめていない噂や、裏が取れていない情報を鵜呑みにして、話しを進行することがないようにしましょう。
②「できないこと」と「したくないこと」を混合してしまう
「それは違う！」「そういうことじゃない」「実現不可能です！」
そんな発言が出るときは、出来ることを出来ないと言っているだけの場合が圧倒的に多いです。本当にできないことなのか、定量的な材料から議論できるよう注意が必要です。
③その場で決められないことを延々と話しこんでしまう
意思決定に必要な人物がいなかったり、ヒントが足りずに決められないことを長々と話すのは意味がありません。
例えば会社の中間層で会議している際に『取締役級の判断を仰がないと実行できない』と判断できる内容であれば、別議論に移行して決定できることに集中するほうが効果的な会議だと言えます。
すごい会議のコツと注意点
結論を出すことに集中する
会議で最も気を付けたいことは、議論に集中してしまうことです。参加者たちにその気がなくても、白熱してしまえば議論に夢中になってしまいます。
逆に、司会はもちろんのこと、参加者全員が結論をだすことにフォーカスしていれば、そんなことにはなりません。結論を得ないまま、労力と時間を無駄にするアホな会議は避けましょう。
議論を終わらせるコツ
話が多方向に及んだら、「○○すべきか、否か」という論題に集中しましょう。答えが2つしかなくなれば、意見も集約しやすくなります。
そして、それでも1つの意見に対して、賛美両論がでてきます。そんな際には賛美両論あっても、今の最善解をだすためにパワープレイを行うことをお勧めします。
典型的なダメなパターンは、『賛美両論あるから決めない』ことです。これでは、頭悪すぎる会議で終わってしまいます。
会議議事録の取り方
議事録を担当する人が毎回一緒であるとは限らないため、全員で共有できる議事録のフォーマットを必ず用意して下さい。
議事録担当になった人は、そのフォーマットを元に会議内容をまとめていくため、その仕事自体も楽になります。
一般的な会議議事録のフォーマットは、
1.日時
2.場所
3.出席者（議事録の作成者名は別途記入）
4.議題
5.結果
6.会議の経過
7.備考
の7つもあれば、充分です。
良い意見を引き出すために必要なこと
普段から1on1MTGを行っている
全体の前で何を話してよいかわからない、怖い…というメンバーはたくさんいます。あらかじめ、実際にどのような考えをもっているかを顕在化させて、どんな発言をすべきかを1on1で事前に助言しておくことをおすすめします。
個々人のバックボーンを理解しあっている
意見を言うためには、職場の心理的安全性が不可欠です。心理的安全性を生み出す第一歩として、まず一人ひとりの過去や背景を把握すべきです。お互いをよく知る間柄であればあるほど、意見が言いやすい環境に感じてくれます。
会議が活きた行動や言動を賞賛する
会議で決まったことに対して行動がなされた場合は、すぐに賞賛しましょう。人は褒められることによって「この行動は良いものだ！」と認識しやすくなります。賞賛を忘れてはいけません。
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