議事録の書き方とフォーマット｜すぐ使えるテンプレート付き

議事録は、会議やミーティング(打ち合わせ)での発言や行動を記録する文書を指します。

社会人になると、当たり前のように「議事録とっておいてね！」と言われますが、実際の書き方を教えてもらえないことが多いです。

当記事では、議事録の取り方やコツ、フォーマットを紹介しています。文字起こし自動生成ツールやアプリも紹介しているので、簡単に議事録をまとめる参考にしてください。

議事録とは

議事録の目的と意味

議事録は、決定した内容や経緯の共有、ネクストアクションの合意形成に活用します。記憶を曖昧にすることなく、責任の所在も明確になるため、会議時には議事録役が必須です。

書き手のスキルアップにも有効

議事録は、積極的にとりにいくことをおすすめします。記憶の整理になることはもちろん、わからないことが明確になったり、論点を再考できるのでスキルアップに有用です。

議事録の書き方！5つのコツ

正確かつ漏れなく記録する

議事録は、会議で話された内容を正確に記録することが重要です。本来は全内容を書く必要はありませんが、慣れないうちは要点を絞れないので、漏れがない状態を目指しましょう。

会議で話された内容を理解していない場合は、後ほど有識者に再度確認するよう心がけるべきです。どうしても筆記が追いつかない場合、録音や自動文字起こしツールを使うのがおすすめです。

▼議事録アプリや自動作成ツールに飛ぶ

論点ごとに整理する

議事録は、会議に参加していない人も理解できるように、分かりやすい形式で記録することが大切です。ダラダラと会話をメモするのではなく、論点ごとに内容を整理すべきです。

さらに、論点毎に「議題」「疑問点」「課題」「解決策」「決定事項」などの流れが一致していると読みやすいです。読み返して理解できることはもちろん、社内だれが見ても内容と決定事項がわかる記載を目指しましょう。

合意事項をわかるようにする

会議で合意された内容はなにか、明確に記載しましょう。社内ミーティングはもちろん、お客様との商談時などは、いくつか質問が飛び交うことが多いはずです。

個々の質問や意見に対して、合意があったことは記述必須です。結論やネクストアクションを決めるに至った重要なプロセスに、合意や否認の反応が現れることが多いため、振り返る際に便利です。

結論とネクストアクションが記載されている

結論が書かれていない議事録づくりは、絶対に避けましょう。議事録を取っている際、もしくは会議の終わりには「何が決まったんだっけ？」を必ず考えるべきです。

結論を書くことはもちろん、会議で決まったタスクは誰がいつまでにやるか、次回の会議では何を話すべきかのネクストアクションも議事録冒頭に書くことをおすすめします。

5W2Hを意識する

議事録は、「誰が」「いつ」「どこで」「何を」「なぜ」「どのように」「いくらで」について厳格にメモすべきです。読み手はもちろん、自らの勘違いを防げる重要なフレームワークです。

特に重要なのは「誰が」「いつまでに」「どのように」です。議事録を書き終えた後は、改めて5W2Hを意識して修正すると、誰の目にも美しい記録にすることができます。

議事録フォーマット

フォーマットを使って時短すべき

議事録をかんたんに作成するためには、フォーマットを作ることが重要です。同じ型で作成を繰り返せば経験値がたまり、作業時間の短縮にも繋がります。

まずは、既存フォーマットがないかを確認して使いまわしましょう。仕事が出来る人は議事録が上手なので、先輩のフォーマットを流用するもおすすめです。

24時間以内に提出が基本

議事録は正確さと同じくらい、速く提出することも大事です。人間は、ある事柄を暗記してから、1日後には74%も忘れてしまいます。※エビングハウスの忘却曲線

速さは、顧客や上司の評価にも繋がり、損することがありません。議事録の作成自体に納期がないからといって、時間を置いて作成すると記録の正確性もなくなり、誰にも評価されなくなるので気をつけましょう。

社内打ち合わせの議事録フォーマット

社内ミーティングやディスカッション時の、議事録フォーマットです。少人数ではなく、5人以上の打ち合わせ時には、誰が何を言ったかについても正確に記載しましょう。

◯◯の進捗はどう？（花井）→◯◯です。（木村）というように一言一句正確に記録を残すべきです。少人数であれば見やすさを重視して、要点をまとめていけば問題ありません。

▶議事録テンプレートをコピーする

お客様との商談議事録フォーマット

商談時の議事録は、まず結論やネクストアクションがわかるように記載しましょう。その後の動きを自分にコミットしやすくなり、議事録を共有することで上司からのフィードバックをもらいやすくなります。

また、商談時には顧客の属人的情報についてもメモしておくのがおすすめです。どのような経歴をもち、どのような役割になっているかを正確に記録することで、二回目の商談や引き継ぎ時に役立ちます。

▶議事録テンプレートをコピーする

議事録自動作成ツール

議事録のメモとりが追いつかない場合、自動的に文字起こしを行ってくれるツールや録音アプリを使いましょう。

tldvで完全無料のAI文字起こし

Tldvは個人的にイチオシの録画・文字起こしツールです。GoogleMeetやZOOMを録画できる機能はもちろん、自動文字起こしや文字に対する目次付与が行なえます。

GoogleMeetやZOOMに対応できているため、商談やお打合せ時には欠かせない存在です。オフラインでも使用できるので、純粋に録音機の代行も行え、さらに文字起こしで業務の効率化もできてしまう優れものです。

音声データの文字起こしならCLOVA  Note

音声の文字起こしなら、CLOVA  Noteが最強です。文字起こしにかかる時間を短縮するために、最新AIツールから人気の有料アプリまで試しましたが、圧倒的に精度が高かったです。

書き出したテキストに改行が入って読みやすくなったり、複数人の音声を聞き分けたり、アプリがあるうえに挙動が安定するなどメリットが多すぎます。無料で使うことが可能で、今すぐ試せます。

トライアル無料のNOTTA

議事録などに使う自動文字起こしツールは、「NOTTA」がおすすめです。自動作成ツールを実際に複数使いましたが、NOTTAは簡単にトライアルを行うことできたことに加え、費用も年間約12,000円と低額です。

ノートパソコンで画面を立ち上げておけば、録音＆文字起こしをオートで行う機能があり、備忘録としても重宝します。文字をクリックすることで、該当部分を音声再生できる機能も実用性抜群でした。

録音アプリで代用も可能

iPhoneやAndroidに標準装備されているアプリも、議事録づくりを助けてくれます。文字起こしは行ってくれませんが、書ききれなかった部分を聞き返すことで、正確な内容を補完可能です。

ZoomやGoogle Meetなら標準搭載の録音

テレカンのツールでも、録音機能は搭載されているので積極的に利用しましょう。実は「ライブ文字起こし機能」「文字起こし機能」もありますが、現段階では手間がかかるため、有効活用は難しいと思います。

議事録が苦手な方向け対策書籍

変える技術、考える技術

「議事録は、コンサルティングファームでは超大事にされている。論点整理力などは前提で、愛と想像力を見て取れるから」これがめちゃくちゃ刺さるし、その通り。

発言録や会話形式での議事録ではなく、上手い人は「文章の構造化」「想定していた論点整理」「仮説の変化・進化の記述」ができているため、読みやすく、ヒトを動かせることができるとしている。

キーエンス解剖　最強企業のメカニズム

売上5500億、営業利益率55％、時価総額国内3位のキーエンス。当たり前のことが最強に徹底されているから強いということが取材されている名著。

キーエンスでは報告書が徹底され、商談の前と後に書き込む。どんな準備をして誰と出会いどんな反応だったかを、商談後5分以内に書くのが基本。時間がたつと忘れてしまうし、自分の主観も入ってしまうことから絶対悪としている。つまり、はやく書くことが大事だし、事前に議事録の準備をしておくことも肝要。

外資系コンサルのビジネス文書作成術

この2冊は本当に神。数年前に読んでから格段に美しい議事録・報告書が作成できるようになった。

具体的な見本はもちろん、時短作成方法や美しいフォーマットを勉強できる。東洋経済新報社さんありがとうございます。

議事録はスキルと人格の総合格闘技

議事録を、単純なメモとして考えている上司やメンバーが多いですが間違いです。圧倒的に実力差がでるアウトプットであり、議事録を常によくしようと考えている人は能力が段違いに成長します。

文章力と構造化スキル

論点の整理はもちろん、ネクストアクションの策定や誰にでも見やすい議事を書くには、経験値とスキルが必要です。

会話全体の中で論点を整理し、見出しを整理できるよう努めれば、普段から仕事を散らかすことなくスマートに対応できるようになります。

理解力と受け手への配慮

議事録がわかりやすいということは、論点を理解したうえで、共有者にも内容がわかるように想像力を働かせてくれていることがわかります。

また、議事録を記すというのはなんとなく階級の低い仕事と捉えてしまい、ただただ進行に沿った文章を羅列しがちです。

参加者や議事録共有者すべてにわかりやすく伝えるためには、自分も意見者の1人として会議に臨み、重要事項がどれかわかる当事者意識が必要です。

スピード

議事録の提出速度を見ると、常日頃の仕事の速さがわかります。仕事ができる人は、会議やMTGが終わった瞬間には初稿が出来上がっています。

少なくとも5分以内には、参加者に議事録が共有され、全員が同じ認識になっているかを把握できる状態にしています。

議事録がどれくらいの速度であがってくるかを見るだけで、どれくらい仕事ができるかを見抜かれます。スピードだけは、誰でも意識できることなので初速を意識しましょう。

関連記事

仕事に優先順位をつける9つの習慣

「仕事の優先順位の付け方が知りたい。」 「優先順位を決める基準って何？」 「効果的な優先順位付けの方法を知りたい」 仕事の優先順…

ライフハック
2024.05.06

辞書登録すべき30単語！業務効率を高める当たり前のこと

営業は、メールや日報、提案資料に至るまで、とにかく文字打つ量が多いです。こういった物理的な作業を短縮することができれば、生産性が圧倒的に…

ライフハック
2024.03.15

【刻石流水】かけた情けは水に流せ。受けた恩は石に刻め。【成長の原理原則】

刻石流水は、成功するのに必要な要素であり、人の器を図る上で重要なワードです。 受けた恩は一生忘れず、自分が施した手柄は2秒で忘れる自分で…

ライフハック
2024.03.16