タスク管理が異常にできずに、仕事ができない人レッテルを張られることがあるのではないだろうか。
1つ1つの仕事ができないわけではないのに、複数の仕事が舞い込んできたときに、うまく管理ができていないように見える。こういった方にタスク管理方法を教授したい。
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タスク管理でつまずく人
1つ1つの仕事ができない、基礎スキルが低いなどの問題がある人もいるだろうが、今回は基礎スペックこそ高いが、仕事が複雑に絡むと仕事ができなくなる人に関して書きたい。なぜ彼らは仕事ができないのだろうか。抱えているタスクの可視化と優先順位付けに問題があるからだ。
抱えているタスクを全て可視化し、その中で優先度付けをおこなって、ガントチャートで管理したらよい。以上だと思うかもしれないが、なかなかそんなことはできない。まず、タスクを可視化することは可能かもしれないが、一時的な対処療法に終わり、可視化したタスクの中で終わったタスクを消すことは二度とない。何日たっても最初につくったタスク表のままだ。優先度付けに関しては、優先度付けをすること自体の優先度が高くないため表面上しても、つけた優先度が大事だと思っていないためすぐ守らなくなる。
ガントチャートを作ってみても、嫌々作るため精神力を使い切り嫌な思い出だけ残り、二度とガントチャートを開かないだろう。そのためタスク管理がうまくいくことは二度とないだろう。
タスクを5分類してみる
タスク管理は、必要なのか考えたときに、必ずしもそうではない。好きなことを好きな時間かけてやれるような環境が整っていればよい。スクリプトを組んで、めんどくさい仕事は自動化したり、細かい単純作業は、アルバイトを雇ったり、専属の派遣社員を雇うことができる。そこで、タスクを５分類してみよう。自分のタスクの中での優先度は
１．同じ曜日(月)に同じように発生するタスク
２．決まった時間ではないが、定期的に発生するタスク
３．上司から言われてお願いされた雑務的タスク
４．社内の雑用
５．仕事を進めるうえでのイレギュラーなタスク
重要度、頻度
１と２については自動化をおしすすめてほしい。社内のIT部門の技術者、場合によっては外注することで対応できる。外資系企業であるあるなのが、本社で導入したシステムを導入し管理をインドで行っているというパターンなので、日本だけ独自の管理方法を導入するのは骨が折れるかもしれないが、コストベネフィットを伝えて、IT部門等から交渉してもらおう。
２の定期的ではないが必ず発生するタスクは自動化をする意識が希薄になりがちなので注意してほしい。例えば、クライアント側から定期的に依頼される、広告効果の測定データ等だ。必要な時にお願いされて一回一回対応するのは面倒だろう。この場合、管理者側で見れるツールを作る（多くの場合、戦略的にデータを開示しないが）か、こちらから定期的にデータを発信するツールを作ろう。なかなか気づかないことが多いが、外部のコンサルタントを入れるとこういった無駄が洗い出される。
仮に１の毎週、毎日発生するタスクを自動化できていなかったら無理やり時間をとってでも工夫しよう。毎日のタスクが5分縮まるだけで、一か月で、2時間近く時間が浮くことになる。費用対効果がかなりいいはずだ。
問題は３～５のタスクだ。
３．上司から言われてお願いされた雑務的タスク
４．社内の雑用
５．仕事を進めるうえでのイレギュラーなタスク
まず、３，４のタスクだが、政治的な意味合いが強い。
３の上司からお願いされたタスクに関しては雑用であることが多いのだが、スピード感が問われる。上司が役員から求められている場合もあるし、プロジェクトの重要な意思決定に関わる部分であるデータ出しかもしれない。上司からのタスクはできるだけ早くこなすことが求められる。「あいつは仕事が早い」という印象をつけるのは大事だ。
ここで気を付けたいのは何でも屋だと思われるとただの雑用として出世しにくいので、たまには「それはする必要ないのでは？」と提案してあげるのもよいかもしれない。当然毎回のアウトプットは、どういった目的で、誰に対してどういうフォーマットで出すかは注意しよう。
4の社内の雑用だが、これは清掃係の手の届かない会社の共用ロッカーの整理や、共用ファイルの整理だ。社内の雑用を割り当てられてこれをほとんどしない人がいる。実はこれはもったいない。社内のほとんどの人はあなたの仕事ぶりを直に見ることは少ないし、また大きなアウトプットは基本的に上司から発信されるので若い間はあなたの手柄とはなりにくい。
社内の仕事は雑用であっても多くの人の目に触れるため、取り組むだけで多くの人からあいつはよくがんばっているとおもわれ、後々の仕事がしやすくなる。社内研修や、採用の手伝いはしっかりするとよい。
３，４の社内政治的な意味合いの仕事は苦しくても後で必ずあなたを助けるので絶対にやってほしい。後で後で、今度今度と思っていたらこの手の仕事はなかなかやらない。
５の仕事を進めるうえでのイレギュラーなタスクとは基本的にあなたが責任を負っている日々の仕事だ。日々の仕事で自分の領分のため最もこの仕事をがんばる。この仕事は頭を使う仕事が多い。（基本的にこの5の仕事しか頭を使う仕事はない）そのため自分のための仕事こそがあなたを成長させる。１～４のための時間を少し捻出して残りは５にそそごう。
この１～５の認識はまずできていただろうか。できている人はよいが、できてなければこの見方で物事をとらえると雑務も耐えることができるかもしれない。
一方この分類だけしても仕事ができるようにならない。１～５のなかでも優先順位があるからだ。頭がよく、クリエイタータイプとして優秀な人に多いのだが、ADHD型の人間は、好きな仕事だけして、好きなように社内で暴れまわっていく。昼はツイッターかニコ動しか見ていないのに、19時くらいになったとたんヘッドフォンをつけて仕事に集中しはじめ周りの人たちを凌駕する成果を出してしまう人だ。このような人は管理するだけ無駄であり、自分がそれに該当しそうな人は管理されることは不可能なのでとにかく成果を出し続けよう。出世するようなタイプでないので専門性を極め、専門職のプロとして活躍するか、フリーランスになって稼ごう。
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仕事が絶望的にできない人向けのタスク管理
仕事が絶望的にできない人向けのアドバイスにようやく入りたい。そこそこ偉い人になっていたら専属の秘書をつけて、仕事が来た瞬間にメールやチャットで仕事を秘書に投げよう。秘書がこなすわけではなくリマインドをしてもらおう。
しかし偉くなっているということは仕事ができるに等しいのでそこまでいかないだろう。ということで、まず平社員だったときを想定しよう。仕事を人になかなか投げれないなかでどうやって管理しようか。また、優先度をつけることもあきらめてほしい。できるだけタスク管理にエネルギーを割かない方法がよい。
１．メモ帳にひたすらタスクを書く
優先度はどうでもいい。とにかくタスクをメモろう。タスク管理ができない人の多くは字も汚い。そのため後で見返せなくなるリスクがあるがとにかく書こう。またパソコンを多用する人であれば、エバーノートやメモ帳にとにかくメモっておこう。いつの日か思い出せばいつの日か取り組んでくれる。
２．Googleカレンダーにとにかくタスクをぶちこむ
一週間先のカレンダーにとにかくタスクをいれてみよう。ありがたいことに一週間後にリマインドをしてくれる。一週間後にリマインドをされたら優先度も変わっているかもしれないが、リマインドというもう一度あなたにタスクをやるよう喚起してくれることが大事だ。期限は細かく設定されてもめんどくさくなるだけなので、一週間後か3日後にそろえるとよい。一般的にタスク管理ができない人はギリギリになるか期限が少し過ぎたところで本気になる。最もそういったタイミングこそ生産性が高いことを理解している。Microsoft社の製品を使っている場合も同様にカレンダーを活用しよう。カスタマイズの度合が小さいので筆者は慣れるのに苦労した。
３．できない仕事はできないことを認知してもらう
タスク管理を上司に投げるパターンだ。出世はあきらめても楽しく生きたい場合は有効だ。ストレスがたまりそうな仕事は何とか理由をつけてできないことにしよう。その分好きな領域の仕事には異常なまでの集中力を発揮し、仕事を終わらせてみよう。
ここまでタスク管理方法について書いてきたが、タスク管理がろくにできない人は存在し続けるし無理してする必要もない。タスク管理ツールを使いこなせていたら困っていないはずだ。別途タスク管理ツールを好む人向けにはおススメサービスは紹介したい。
どうしても今の仕事は雑務が多い場合はタスク管理が少ない仕事を探そう。
ビズリーチやマイナビエージェントは、何かが猛烈に欠落している人に対しても、丁寧に仕事のアドバイスにのってくれたことがあった。実際、本当に管理が無理だと思ったら、他に仕事がないか聞いてみよう。
